Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Bildungswerk für Kinder und nachhaltiges Lernen gGmbH
Hinter den Gärten 5B, 67271 Kleinkarlbach, Deutschland
E-Mail: info@bknl.de
Vertreten durch: Rudolf Wagner, Geschäftsführer

2. Datenschutzbeauftragter

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

E-Mail: datenschutz@bknl.de
Postanschrift: BKNL gGmbH, „Datenschutzbeauftragter", Hinter den Gärten 5B, 67271 Kleinkarlbach

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

3.1 Umfang der Verarbeitung

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

3.2 Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung bei besonderen Datenkategorien wie Gesundheitsdaten)

3.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung über diesen Zeitpunkt hinaus erfolgt nur, wenn dies durch europäische oder nationale Gesetzgebung vorgesehen ist (z. B. handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten von 6–10 Jahren).

4. Bereitstellung der Website

4.1 Beschreibung

Bei jedem Aufruf von bknl.org erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners:

• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite / URL
• Übertragene Datenmenge
• Quelle (Referrer-URL), sofern vorhanden
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem

4.2 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen und sicheren Website).

4.3 Speicherdauer

Server-Logs werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. IP-Adressen werden bereits nach 7 Tagen anonymisiert.

5. Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Session-Cookie (session_token): identifiziert eine eingeloggte Sitzung. Wird beim Logout automatisch gelöscht. HttpOnly, Secure, SameSite=Lax.

Wir verwenden keine Tracking-Cookies, kein Google Analytics, keine Werbe-Cookies, keine Social-Media-Tracker.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Authentifizierung).

6. Nutzung von BKNL Orga (eingeloggter Bereich)

6.1 Datenarten

Sobald Sie sich in BKNL Orga einloggen, verarbeiten wir je nach Ihrer Rolle (Träger, Leitung, Verwaltung, Erzieher, Eltern) verschiedene Datenarten:

• Eltern: Name, Kontaktdaten, Daten zu Ihren eigenen Kindern, Krankmeldungen, Kommunikation mit der Einrichtung
• Erzieher: Personaldaten, Anwesenheiten, Notizen, Veranstaltungs-Tasks
• Leitung / Verwaltung / Träger: vollständiger administrativer Zugriff im Rahmen der Tätigkeit

6.2 Rolle der Einrichtung

Wichtig: Im Verhältnis zu Ihrer Kindertageseinrichtung (Träger) ist die Einrichtung der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. BKNL gGmbH ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Anfragen zu Ihren Daten richten Sie bitte primär an Ihre Einrichtung. Bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden Sie sich an datenschutz@bknl.de.

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail, Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert. Speicherdauer: max. 2 Jahre.

8. Empfänger und Datenweitergabe

8.1 Subunternehmer (Auftragsverarbeiter)

Unternehmen	Sitz	Tätigkeit	Garantien
Hetzner Online GmbH	Deutschland	Hosting (dedizierter Server, Falkenstein/Nürnberg)	AVV nach Art. 28 DSGVO, EU-Standort, ISO 27001
ISRG (Let's Encrypt)	USA	TLS-Zertifikate (kein Personenbezug)	Standardvertragsklauseln

Keine weiteren Subunternehmer. Insbesondere setzen wir keine US-amerikanischen Cloud- oder KI-Anbieter ein (kein OpenAI, Anthropic, Google, AWS, Azure). Die KI-Übersetzung läuft lokal auf demselben Hetzner-Server (siehe § 8.4).

8.4 KI-Verarbeitung (Übersetzung) — lokal, kein Drittland

Die optionale KI-Übersetzung von Aushängen und Nachrichten für Eltern läuft als lokales Sprachmodell (Ollama mit dem Modell gemma2:2b) direkt auf demselben Hetzner-Server in Deutschland. Eingaben verlassen den Server zu keinem Zeitpunkt — es gibt keinen API-Aufruf zu einem KI-Anbieter, weder in der EU noch außerhalb.

• Datenfluss: Nachrichtentext → Ollama-Container im selben Docker-Netz → Übersetzung → DB-Cache pro Nachricht und Sprache. Kein externer Endpoint.
• Opt-in pro Träger: Die Funktion ist über die App-Einstellungen pro Einrichtung aktivierbar/deaktivierbar.
• Modell-Eigenschaften: Das Modell ist quelloffen, läuft offline und führt kein Profiling, keine Bewertung, keine automatisierte Entscheidung über Personen durch.
• Logging: Übersetzungstexte werden nicht protokolliert. Es wird ausschließlich die übersetzte Variante pro Nachricht in der DB als Cache abgelegt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung).

8.5 PDF-Erzeugung — lokal

PDF-Exporte (z. B. Leitungstagebuch, Nachrichten, Veranstaltungen) werden lokal mit der Open-Source-Bibliothek WeasyPrint auf demselben Server erzeugt. Es findet keine Auslagerung an einen Druck- oder Konvertierungsdienst statt.

8.6 Progressive Web App (PWA) und Service Worker

Die App ist als PWA installierbar. Der Service Worker (/static/sw.js) speichert ausschließlich statische Assets (CSS, JavaScript, Icons, Manifest) im Browser-Cache, um Offline-Stabilität und kurze Ladezeiten zu ermöglichen. Keine personenbezogenen Daten und keine HTML-Antworten werden gecached. Der Cache wird bei Versions-Updates automatisch invalidiert.

8.2 Behörden

Auf Anforderung gesetzlich vorgeschriebener Stellen geben wir Daten weiter (Gesundheitsamt §34 IfSG, Landesjugendamt §47 SGB VIII, Statistisches Bundesamt KJH-Statistik anonymisiert, Jugendamt / Aufsichtsbehörde). Diese Weitergabe erfolgt ausschließlich aufgrund gesetzlicher Verpflichtung des Trägers, der die Daten in BKNL Orga verarbeitet.

8.3 Drittländer

Wir übertragen keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR, es sei denn, ein angemessenes Schutzniveau ist sichergestellt (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder Standardvertragsklauseln).

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) — „Recht auf Vergessenwerden"
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Prof. Dr. Dieter Kugelmann
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
Tel: 06131 8920-0

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Manipulation zu schützen. Diese sind in unserer TOM-Liste / Sicherheits-Übersicht dokumentiert und werden laufend an den Stand der Technik angepasst. Hervorzuheben:

• TLS 1.3 für alle Verbindungen (HSTS, automatische Let's-Encrypt-Zertifikate via Caddy)
• PostgreSQL Row-Level Security für Multi-Tenant-Trennung (eigener Non-Superuser bknl_app für die Applikation)
• Bcrypt-Passwort-Hashing (12 Salt-Runden), sichere Session-Tokens (≥ 256 Bit Entropie, httpOnly, Secure, SameSite=Lax)
• Login-Rate-Limiting (Sperre nach 5 Fehlversuchen)
• Hosting in deutschem Rechenzentrum (Hetzner Falkenstein/Nürnberg)
• Tägliche Backups, AES-256-verschlüsselt; verschlüsselte Festplatten (LUKS)
• HTML-Sanitization (Allowlist) bei Rich-Text-Inhalten zur Abwehr von XSS
• Datei-Uploads mit MIME-Allowlist, Path-Traversal-Schutz, Größenlimit (15 MB)
• Continuous-Integration Testsuite (Unit, Security, Smoke, Integration — derzeit 289 Tests)

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie aktiv (z. B. per E-Mail an alle Tenant-Admins).

12. Kontakt

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte: datenschutz@bknl.de

Hinweis: Die endgültige Fassung dieser Datenschutzerklärung wird vor Echtbetrieb anwaltlich geprüft. Wir veröffentlichen Versionsänderungen in der Versionsfreigabe-Dokumentation.